电子邮件保留、备份指引 & 存档 

电子邮件(e-mail)消息不是使用这些术语的记录系列或类别 大学政策93.002，“记录管理和存档”.”而不是, 电子邮件是传递消息或信息的一种方式, 类似于字母, 电话留言, 和传真. 符合俄亥俄州修订代码对“记录”定义的电子邮件信息应按照俄亥俄州大学记录保留政策或根据适用于类似主题和内容的非电子记录的一般或部门记录保留时间表进行保留. 无论电子邮件消息是从大学还是从个人电子邮件帐户发送或接收，情况都是如此. 

俄亥俄州修订法典将“记录”定义为“任何文件”, 设备, 或物品, 不考虑物质形式或特征的, 包括电子纪录 . . ., 由国家或其政治分支机构的任何公共机构创建或接收的，或受其管辖的, 哪个用来记录组织, 功能, 政策, 决定, 程序, 操作, 或办公室的其他活动." 

某些类型的电子邮件消息通常不符合记录的定义. 例子包括个人通信和从利益集团列表服务器收到的信息. 不符合记录定义的电子邮件可以随时删除. 

许多电子邮件消息虽然符合记录的定义，但有资格作为临时记录. 临时记录不能制定政策, 建立指导方针或程序, 证明交易或成为收据. 临时记录的例子包括电话留言, 草稿, 在电子邮件的例子中, 安排会议的电子邮件. 作为临时记录的电子邮件可能会在它们不再具有管理价值时被删除. 

记录该组织的所有其他电子邮件信息, 功能, 政策, 决定, 程序, 操作, 或办公室的其他活动, 如上所述, 是否应按照适用于类似主题和内容的非电子记录的通用或部门记录保留时间表进行保存. 

负责管理电子邮件信息, 包括确定哪些电子邮件信息构成重要的大学记录，哪些不是, 必须由帐号使用者负责吗. 大学档案管理员和档案管理员将为如何做出这些决定提供建议和支持, 但是，如果记录被不当保留或过早销毁，则该部门及其雇员将承担责任. 

负责任的电子邮件信息管理包括及时删除不符合记录定义的电子邮件信息，以及尽早在适当时间删除临时电子邮件信息. 所有其他电子邮件消息的归档方式应该既增强其可访问性，又便于记录管理任务. 一种归档方法是简单地打印电子邮件的硬拷贝，并将其与其他类似的纸质记录包含在一起. 大多数电子邮件信息可以用电子方式归档. 而大学的信息技术办公室可以协助开发电子归档解决方案, 部门及其雇员有责任妥善管理电子邮件信息记录的保留. 

当员工离开大学时, 电子邮件帐户在终止日期后一个月内保持活跃，然后被删除. 在工作人员离开单位之前, 主管应与帐户所有者协商，以确定必须保留哪些电子邮件, 单位内由谁保管, 并确保将电子邮件传输到适当的收件人以进行适当的保留. 如果此人还管理一个电子邮件服务帐户, 应作出安排，将该帐户的控制权移交给单位内的另一个人. 如果对哪些记录应该保留，哪些记录可以删除有疑问, 请与大学档案管理员和档案经理联系. 如有其他有关电子邮件帐户或其他电子资源管理的问题, 请与信息技术办公室联系. 

存储在大学官方系统上的电子邮件通常在用户删除电子邮件后保留不超过30天. 与电子邮件消息关联的日志文件, 它们提供了实际电子邮件交易的记录, 但不包括电子邮件内容, 一般保存不超过90天. 

在newbb电子平台服务器上存储信息的电子邮件用户通常有能力将电子邮件“存档”到文件中. 这有效地允许用户将任何电子邮件保存任何时间. 前款规定的保留和处理准则不适用于个人完成的电子邮件存档和备份. 

用户可以自行配置他们的官方newbb电子平台电子邮件帐户，将所有电子邮件转发到外部电子邮件地址. 转发到外部地址可以防止邮件存储在newbb电子平台, 但转发交易的记录被存储在大学电子邮件设备的系统日志中. 转发电子邮件计划成为未来政策和程序的主题. 

作为附件发送的电子邮件通信和相关文件可能被视为正式的大学记录, 和, 像这样, 可能需要保留比既定的电子邮件保留和处理策略指导方针更长的时间. 这些电子邮件消息的发送者和接收者有责任确定所需的保留期限, 遵守适用的大学政策和程序, 并保存这些电子邮件记录，无论是电子形式还是打印形式，以及所有相关的标题和传输信息.